Ai sensi dell’art. 13 del D.lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), La informiamo che i dati personali forniti a Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, sede secondaria di Roma (di seguito “AND-E” e / o “Società”), saranno trattati esclusivamente per valutare, tenuto conto delle procedure interne alla nostra Società in materia di ricerca e selezione del personale, la Sua candidatura ai fini di un’eventuale e futura instaurazione di un rapporto di lavoro da determinarsi nel contenuto.
Si segnala che la presente informativa contiene anche tutte le informazioni richieste dal Regolamento UE 2016/679 (“GPDR”), il quale è applicabile a partire dal 25 maggio 2018. Tutte le integrazioni e modifiche che potrebbero rendersi necessarie a seguito di interventi legislativi nazionali ed europei nonché all’emanazione di provvedimenti e linee guida da parte del Garante per la Protezione dei Dati Personali e altre autorità nazionali ed europee in campo privacy saranno, di volta in volta, recepite all’interno dell’informativa.
- CONTATTI DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, sede secondaria, con sede operativa in Via K. Toyoda 2, 00148 – Roma. Il Titolare del trattamento ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) contattabile mediante e-mail all’indirizzo dpo-privacy@aioinissaydowa.eu.
- FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
Il trattamento avviene nel pieno rispetto di quanto previsto dall’art. 24 comma i) bis del Codice Privacy e, in ogni caso, è necessario ai sensi dell’art. 6 comma 1.b) del GPDR all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta.
Nello specifico, AND-E utilizzerà i Suoi dati personali esclusivamente per le attività di reclutamento e l’individuazione del candidato, valutato dalla Società, come il più idoneo per ricoprire uno specifico ruolo.
A questo scopo, AND-E si avvarrà dei seguenti strumenti:
- compilazione application form (modello adottato dalla scrivente Società: al candidato viene richiesta la compilazione dello stesso per la raccolta dei dati personali)
- somministazione test
- colloqui
- assessment
Ai sensi dell’art. 13, c. 1 c) del Codice Privacy, nonché dell’art. 13 c. 2 e) del GPDR, la informiamo che il conferimento dei dati personali è obbligatorio. Il Suo rifiuto a fornirli precluderebbe del tutto alla Società la possibilità di valutare la Sua candidatura ai fini di un’eventuale assunzione.
Fermo restando il requisito della cancellazione dei dati menzionato al paragrafo “diritti dell’interessato”, la sua candidatura verrà valutata anche per eventuali posizioni differenti rispetto a quella per la quale effettuerà il processo di selezione.
Nella fase di ricerca e selezione del personale, la Società non ha di regola necessità di raccogliere dati “sensibili” (tali da intendersi quelli idonei a rivelare, a titolo esemplificativo, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale), pertanto, non le chiederemo questa tipologia di dati durante la compilazione dell’application form. Le chiediamo dunque di astenersi dall’indicare tali informazioni, salvo che le stesse siano necessarie per un miglior inquadramento della Sua posizione, in particolare in relazione all’appartenenza a categorie protette. Esclusivamente in questo caso, è necessario che Lei esprima il Suo consenso compilando il campo specifico all’interno dell’application form.
- MODALITA’ DI CONSERVAZIONE
AND-E ha come obiettivo la tutela dei Dati personali che le vengono affidati, improntando il loro trattamento ai principi di correttezza, di liceità e trasparenza.
La informiamo, pertanto, che i Suoi Dati personali saranno trattati, tramite l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la massima sicurezza e riservatezza, mediante archivi e supporti cartacei, con l’ausilio di supporti digitali, mezzi informatici e telematici.
In generale, le comunicazioni tra la Società e i candidati avvengono tramite posta elettronica e / o telefonata.
Inoltre, AND-E ha predisposto adeguate misure tecniche e organizzative per assicurare un livello adeguato di protezione e riservatezza dei suoi Dati Personali. Questo è fatto per proteggere i suoi Dati Personali contro distruzioni, alterazioni, perdite accidentali o accessi non autorizzati o ogni altra forma illegittima di trattamento degli stessi.
Quindi, nel trattare i suoi dati, AND-E si impegna a:
- Raccogliere e trattare solo i dati che sono necessari, adeguati, rilevanti e non eccessivi rispetto alle finalità che devono essere raggiunte;
- Assicurare che i suoi Dati Personali siano sempre aggiornati e accurati.
Per quest’ultimo motivo, noi potremmo richiederle di confermarci i Dati Personali che al momento abbiamo. È anche invitato ad indicarci spontaneamente ad informarci in caso di modifiche ai suoi dati in modo assicurarla che i dati siano sempre aggiornati.
- PERIODO DI CONSERVAZIONE
AND-E conserverà i Suoi Dati Personali per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per i quali sono stati sono stati raccolti e comunque per un massimo di dodici mesi (tempo che decorre dal momento del loro ricevimento/aggiornamento), salvo diversa disposizione di tempo richiesta dalle normative vigenti o da requisiti regolatori. Dopo questo periodo i Suoi dati saranno resi anonimizzati.
- POSSIBILI DESTINATARI E CATEGORIE DI DESTINATARI DEI SUOI DATI PERSONALI
I dati potranno essere resi noti a dipendenti e collaboratori della Società che, in qualità di Incaricati del trattamento, operano nel Reparto Risorse Umane e/o nei reparti interessati alla Sua candidatura e potranno trattare i Suoi dati nel rispetto delle istruzioni impartite dalla Società. I Suoi dati personali potranno essere trattati da soggetti terzi, di cui la Società si avvale ai fini della valutazione e della selezione dei candidati. Tali soggetti potranno, a seconda dei casi, operare in qualità di Titolari del trattamento autonomi o di Responsabili del trattamento appositamente nominati. Tali soggetti sono obbligati, a livello contrattuale e dalla legge, a garantire un livello di protezione e confidenzialità dei suoi Dati Personali tale da rispettare ogni obbligo normativo.
Ad ogni modo i Suoi Dati personali non sono soggetti a diffusione.
- DIRITTI DELL’INTERESSATO
Lei, in qualità di Interessato, avrà la possibilità di esercitare tutti i diritti contemplati dal GDPR nei confronti della Società, relativamente alle attività di trattamento che riguardino i Suoi dati personali. In particolare, spettano all’Interessato:
a) Il Diritto di Accesso (Art. 15 GPDR), ai sensi del quale l’interessato può ottenere dalla Società la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, nonché l’accesso alle informazioni sulle finalità del trattamento, sulle categorie dei dati personali trattati, sui destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono o saranno comunicati, sul periodo di conservazione previsto, sull’esistenza del diritto di richiedere la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento, sul diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo, sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione;
b) Il Diritto di Rettifica (Art. 16 GDPR), ai sensi del quale l’interessato può ottenere dalla Società la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano, o l’integrazione di dati personali incompleti;
c) Il Diritto alla Cancellazione (Art. 17 GDPR), ai sensi del quale l’interessato può ottenere dalla Società la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, qualora:
i. L’Interessato revochi il consenso rilasciato per il trattamento dei dati personali;
ii. I dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti;
iii. I dati personali sono stati trattati illecitamente;
iv. I dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale;
d) Il Diritto di Limitazione di Trattamento (Art. 18 GDPR), ai sensi del quale l’interessato può ottenere la limitazione del trattamento di dati personali che lo riguardano qualora:
i. L’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
ii. Il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
iii. Benché la Società non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
e) Il Diritto alla Portabilità dei Dati (Art. 20 GDPR), ai sensi del quale l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti alla Società, e ha il diritto di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte della Società, qualora il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati. Se tecnicamente fattibile, l’interessato ha inoltre il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei propri dati personali dalla Società ad altro titolare del trattamento;
f) Diritto alla revoca del consenso fornito per il trattamento dei dati sensibili.
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati inviando una richiesta scritta via e-mail o via PEC alla Società utilizzando il contatto forniti al punto 1 della presente informativa. Oltre ai diritti di cui sopra, spetta sempre all’Interessato il diritto di proporre reclamo per qualsiasi questione riguardante il trattamento dei propri dati personali dinanzi all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.